Inovação e Criatividade Como Fatores Motivacionais – XXI.

Burocracia, heroína ou vilã?

No XX artigo (mês de março de 2015) começamos a adentrar no mundo do economista, filósofo e escritor Galbraith, conhecido por suas posições Keynesianas. Falamos também que Galbraith instituiu três grandes instrumentos de poder: condigno; compensatório e condicionado. Encerramos dizendo que toda empresa, quer queira, quer não, é uma organização burocrática.

Pois bem, primeiro um breve histórico sobre a burocracia, palavra tão mal compreendida nos tempos de hoje, mas quando o criador da sociologia da burocracia, Karl EmilMaximilian Weber lançou o termo, não imaginou que hoje seria tão mal interpretado. Em 1940 as empresas começam a acrescer, a gestão era pautada pelo humor dos empresários, uma verdadeira instabilidade de controle gerencial, foi quando Weber instituiu uma gestão impessoal e racional com o objetivo de organizar eficientemente um grande número de pessoas, gerando crescimento econômico e político. Ou seja, a burocracia vem da premissa de uma organização eficiente por excelência. No âmbito político, ela tenta coibir exageros, desmando, desvios ou coisas do gênero. No âmbito industrial, a burocracia, identificou espaço de poder, controle, previsibilidade e eficiência. Perfeito para o ambiente instável das indústrias da época.

Disfunções da burocracia. Robert K. Merton, um dos críticos da teoria burocrata listou algumas disfunções, são elas: exagerado apego a regras e regulamentos; conflito entre as regras formais e as informais; papelada; ritualismo; resistência a mudança; impessoalidade no relacionamento entre membros da organização; atrito com o público; posição hierárquica com base nos processos decisórios; exibição de sinais de autoridade. Como sabemos que na Administração na há um modelo ou receita perfeita para tudo, essas são as consequências indesejadas da burocracia.

Regras e regulamentos servem para dar sentido, direção a ser seguida, mas as vezes assumem o papel de fins, mas deveria ser meios. O que acontece é a forma como as pessoas acabam entrando num transe e passam a desenvolver o que chamamos de incompetência treinada. Sabemos que é do regulamento de um aeroporto que os carros não circulem pela pista, mas em Rio Branco, no Acre Em 1984, por falta de luz nas pistas, carros foram perfilados com faróis acesos para auxiliar os pilotos a enxergarem a pista, o sargento de plantão violou as regras para que pousasse um avião com diretor de Engenharia da ELETRONORTE a bordo. Essa foi uma demonstração de quebra de burocracia, outro termo usual em setores e departamentos de empresas e governos. Mas nesse caso – do sargento do Acre – o resultado não foi bom, pois o piloto do avião perdeu o controle, bateu a aeronave e todos morreram.

Um dos fenômenos que a burocracia tenta enfrentar são as regras formais e informais. Quando você é contratado para trabalhar numa empresa, logo, recebe um treinamento e fica a par das regras formais, mas assim que começa a se misturar com os colegas, passa a saber das regras informais. Quase sempre chegamos cedo, pois a regra formal diz que o trabalho começa às 08h00, mas os colegas que chegam depois da hora marcada, passam a usar das regras informais de chegar depois do horário, em poucos dias você passa a usar a regra informal e nem lembra mais da regra formal, cuidado com esse conflito, não abra mão da regra formal, ela mantém empregos, se for pra mudar, que seja sugerido, testado e aprovado e, assim, formalizada.

Na burocracia tudo deve ser registrado e padronizado, isso faz com que os processos gerem muito papel. Antigamente os bancos tinham um pequeno formulário de depósito em três vias, mas quando fazíamos o depósito, o caixa ficava com um, nos dava outra e sempre jogava a terceira fora. Aquilo me intrigava, primeiro por jogar o papel fora, segundo, se não tinha destino contábil, porque produzir essa terceira via? Acredito que você já entendeu a nossa mensagem, que não devemos abrir mão da burocracia, devemos apenas enxugá -la, torná-la aliada nos processos de gestão, a ideia não é burlar uma regra, mas estudar novos caminhos de práticas de gestão eficaz. Não deixe que a rotina da burocracia se torne um ritual, algo engessado e sem perspectiva de mudança.